Das Landesarbeitsgericht Hamm hat mit Urteil vom 23.09.2021 (Aktenzeichen 2 Sa 179/21) über die Frage entschieden, ob eine Lohnabrechnung auch auf elektronischem Weg erteilt werden kann.
Im entschiedenen Fall hatte der Arbeitnehmer auf Erteilung von Lohnabrechnungen geklagt. Der Arbeitgeber verweigerte die Erteilung in Papierform, da er die Lohnabrechnungen bereits in einem Online-Portal bereitgestellt hatte, auf das der Arbeitnehmer mit einem Benutzernamen und einem vom Arbeitgeber zugewiesenen Passwort zugreifen konnte. Der Arbeitgeber meinte, er habe mit der Bereitstellung auf dem Portal seine Pflicht erfüllt.
Das Landesarbeitsgericht gab jedoch dem Arbeitnehmer Recht und verurteilte den Arbeitgeber zur Erteilung der Abrechnungen.
Das Gesetz sieht in § 108 Gewerbeordnung die Erteilung der Lohnabrechnung in Textform vor. Textform bedeutet nach dem Gesetz nicht zwingend, dass die Erklärung auf Papier abgegeben werden muss. Eine Erklärung in Textform kann auch in elektronischer Form erfolgen. Jedoch, so das Gericht, muss die Erklärung auch zugehen. Hierfür ist es erforderlich, dass die Erklärung so in den Machtbereich des Empfängers – hier des Arbeitnehmers – gelangt, dass dieser unter gewöhnlichen Umständen von ihr Kenntnis nehmen kann.
Bei einer Erklärung in elektronischer Form ist letzteres nur der Fall, wenn der Empfänger sich mit der elektronischen Übermittlung zuvor einverstanden erklärt hat. Dies hatte der Arbeitnehmer nicht getan, da er insbesondere auch keine Emailadresse nutzte und sich auch bei dem Portal nicht anmeldete.
Arbeitgeber sollten daher vor Erteilung einer Lohnabrechnung in elektronischer Form die Zustimmung der Arbeitnehmer einholen.
Zu beachten ist jedoch, dass ein solches von dem Gericht gefordertes Einverständnis auch stillschweigend abgegeben werden kann – möglicherweise auch durch schlichtes Abrufen der Lohnabrechnungen online durch den Arbeitnehmer.
